Smart Working e fine dello Stato di Emergenza: cosa succede dal 1° Luglio 2022?

Lo Stato di Emergenza Sanitaria ha introdotto, e più volte prorogato, il regime semplificato per l’attivazione dello Smart Working che consente alle organizzazioni di evitare la sottoscrizione dell’Accordo individuale, obbligatoria nel regime ordinario.
Siamo ora nuovamente prossimi alla scadenza dello Stato di Emergenza, fissata per il 31 Marzo 2022: il c.d. regime semplificato per l’attivazione dello Smart Working non verrà fatto decadere, ma viene prorogato al 30 giugno 2022.

Vediamo insieme cosa accadrà nelle prossime settimane.

31 Marzo 2022 e fine dello Stato di Emergenza: la proroga del regime semplificato per lo Smart Working

Cosa succederà quindi dal 1° Aprile? Mentre quali saranno i cambiamenti dal punto di vista dello Smart Working dal 1° Luglio 2022?
Il 31 marzo segna la fine dello Stato di Emergenza Sanitaria, tuttavia, stante la normativa in vigore ad oggi, il regime semplificato di attivazione dello Smart Working viene prorogato al 30 giugno 2022. Si dovrebbe tornare al c.d. regime ordinario per l’attivazione dello Smart Working dal 1° luglio prossimo.

Da luglio prossimo datori di lavoro e lavoratori dovranno negoziare per legge degli Accordi individuali sullo Smart Working. Inoltre, nella procedura di invio della Comunicazione Obbligatoria al Ministero del Lavoro e della Politiche Sociali, andrà allegato il PDF dell’Accordo individuato siglato tra le parti. Questo, infatti, è quanto previsto dall’art. 23 della Legge 81/2017.

Notizia degli ultimi giorni è che il Ministero del Lavoro sta ipotizzando di modificare tale procedura: in questo modo dal 1° luglio 2022 l’invio della Comunicazione Obbligatoria non prevederebbe l’obbligo di invio della copia dell’Accordo individuale siglato tra le Parti.

Lo Smart Working è uno strumento agile che richiede una gestione burocratica altrettanto snella e questo sarebbe un alleggerimento amministrativo importante ed in linea con quanto già succede con le Comunicazioni Obbligatorie di avvio, modifica e cessazione dei rapporti di lavoro.

Il Protocollo Nazionale sul lavoro in Smart Working

Il 7 Dicembre 2021, il Governo e le Parti Sociali hanno sottoscritto il “Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile”, con il duplice obiettivo di fornire un efficace quadro di riferimento per tutte le parti coinvolte e di stimolare la crescita dello Smart Working nei prossimi anni.
Il documento conferma la validità e attualità della Legge n. 81/201 che consente alle singole organizzazioni di muoversi in autonomia nella progettazione e implementazione del modello di Smart Working.
Soprattutto, viene sottolineata la centralità degli Accordi individuali, aspetto non banale all’interno del nostro ordinamento.

L’impianto regolativo guidato dalla Legge n. 81/2017 e il Protocollo siglato tra le parti sociali consentono ad ogni organizzazione di realizzare il modello di Smart Working più adatto alle proprie esigenze.

Cosa succede ai datori che dal 1° Luglio 2022 non si sottoscriveranno agli Accordi individuali per lo Smart Working?

A prescindere dalla conferma o meno della semplificazione delle Comunicazioni Obbligatorie, a partire dal 1° Luglio i datori di lavoro che intendono proseguire l’applicazione dello Smart Working all’interno della propria organizzazione, indipendentemente dal numero di smart worker coinvolti, dovranno sottoscrivere un Accordo individuale e provvedere all’invio della Comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro.

Effettuare correttamente tutto quanto descritto consente l’estensione della copertura INAIL anche durante lo Smart Working (aspetto non così certo e scontato in assenza di Comunicazione Obbligatoria e di Accordo individuale).

Dunque, in caso di infortunio durante la prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, il Datore sarebbe maggiormente tutelato in virtù della presenza della Comunicazione Obbligatoria e potrebbe contare sull’INAIL per l’indennizzo dell’infortunio. In caso contrario, si potrebbe aprire un contenzioso con l’Istituto e potrebbero esserci ripercussioni anche nella gestione del rapporto con il/la smart worker.
Inoltre, ricordiamo, che in assenza di Comunicazione Obbligatoria, in caso di accertamenti, il Datore rischia una sanzione amministrativa variabile da € 100 a € 500 per ogni singolo dipendente interessato.

A prescindere dalle mere conseguenze amministrative, l’utilizzo dello Smart Working richiede una progettazione coerente con la cultura organizzativa, il mercato di riferimento e gli obiettivi ricercati.

Per questo, laddove l’organizzazione intendesse proseguire con lo Smart Working, sarebbe imprescindibile una riflessione strutturata e finalizzata alla predisposizione di una Policy di Smart Working utile a definire un modello in linea con tutto quanto sopra descritto. Questo serve a creare una direzione e un progetto condiviso, nel quale i singoli Accordi individuali troverebbero la loro sede di riferimento.

Smart Working: i diversi approcci delle aziende

L’assetto normativo può essere d’aiuto nel progettare il futuro delle Organizzazioni.
Oggi ci troviamo di fronte a diversi scenari.

Le aziende che avevano già intrapreso un progetto di Smart Working prima dell’emergenza sanitaria o che avevano introdotto forme di sperimentazione con progetti più o meno strutturati stanno applicando il Lavoro Agile a 360°, puntando sul rinforzo delle competenze, sul layout degli spazi e sull’evoluzione verso la Smart Organization.

Nella nuova normalità, per queste organizzazioni, l’alternanza del lavoro a distanza con quello in presenza diventa un fatto acquisito. La riflessione non è (e non sarà più) quando lavorare a distanza, ma perché lavorare in presenza.

Sono spesso realtà dove l’attrazione e il mantenimento dei talenti passa dal rendere l’organizzazione davvero flessibile e dinamica.

Le aziende che avevano iniziato una sperimentazione più contenuta prima dell’emergenza ora si trovano a dover decidere se potenziare lo strumento in termini di libertà e autonomia a regime, oppure attuare Policy più rigide.

Queste aziende hanno il bisogno di dare risposte alle proprie persone e stanno lavorando all’introduzione strutturata o prima introduzione formale della Policy di Smart Working, facendo tesoro dell’esperienza vissuta nei due anni consecutivi di lavoro a distanza.

Chi, invece, non aveva mai considerato lo Smart Working, ora si trova di fronte ad un bivio: inseguire il cambiamento o governarlo cogliendone del tutto le opportunità.

L’approccio smart alla regolazione dei nuovi modi di lavorare

Le ricadute culturali della regolazione

L’impianto regolativo attuale guidato dalla Legge n. 81/2017 e dal Protocollo siglato tra le parti sociali consentono ad ogni organizzazione di realizzare il modello più adatto alle proprie esigenze.

Ma attenzione, la regolazione non è un puro atto formale a sé stante: introdurre nuove regole all’interno dell’organizzazione ha delle implicazioni culturali da tenere in considerazione.

La Policy è una parte fondamentale di un processo costruttivo e deve essere progettata e declinata tenendo presente gli obiettivi ricercati dallo Smart Working e le caratteristiche peculiari dell’organizzazione: le scelte progettuali saranno coerenti con la categoria produttiva, la dimensione aziendale, la maturità culturale dell’organizzazione, la qualità e l’efficacia degli strumenti organizzativi e tecnologici, il clima interno e gli stili di leadership adottati.

Il tutto con uno sguardo rivolto all’innovazione.