Smart Working nel settore privato: cosa prevede il Protocollo

Il 7 dicembre scorso, il Governo e le Parti Sociali (in totale 25 tra cui CGIL, CISL, UIL, UGL, Confindustria e Confcommercio) hanno sottoscritto il “Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile”. Dunque, un documento che ha incontrato una larghissima intesa e che definisce risposte e indicazioni importanti per il futuro prossimo dove lo Smart Working avrà un ruolo da protagonista all’interno delle organizzazioni.

Come si legge nelle premesse, il principale obiettivo del Protocollo è fornire un efficace quadro di riferimento per la futura contrattazione collettiva, nazionale e aziendale e/o territoriale, fermi restando gli accordi in essere. Ciò detto, i contenuti del documento, come vedremo, confermano la centralità dell’Accordo individuale da definire tra azienda e dipendente.

Questo Protocollo infatti conferma la validità e attualità della Legge n. 81/2017, senza necessità di ulteriori interventi normativi che rischierebbero di ingessare uno strumento che ha nei suoi punti di forza semplicità, libertà e convenienza per tutti i soggetti coinvolti.
Infine, è opportuno ricordare che nell’architettura regolativa dello Smart Working la Policy di Lavoro Agile continuerà a ricoprire un ruolo centrale, poiché al suo interno possono trovare concreta declinazione gli obiettivi ricercati dall’azienda messi in relazione con i valori, le consuetudini e la cultura organizzativa.

I punti salienti del Protocollo

• Lo Smart Working è volontario e attivabile tramite Accordo individuale.
• La dotazione tecnologica, di norma, dovrà essere fornita dal datore di lavoro, salvo diversa previsione dell’Accordo.
• Possono essere concordate eventuali forme di indennizzo per le spese sostenute dal dipendente.
• La parità di trattamento economico deve essere intesa anche in merito ai premi di risultato riconosciuti dalla contrattazione collettiva di secondo livello, nonché alle stesse forme di welfare aziendale e di benefit previste dalla contrattazione collettiva e dalla bilateralità.
• Gli straordinari, di norma, non sono previsti.
• Le Parti Sociali ritengono necessario prevedere dei percorsi formativi con lo scopo di incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative e digitali, anche per i dirigenti.

Protocollo Nazionale sullo Smart Working: le principali conferme

All’interno del Protocollo trovano conferma tutte le previsioni della Legge n.81/2017.
Vediamole in sintesi.

• La centralità dell’Accordo individuale

Lo Smart Working viene confermato come volontario e da attivarsi tramite la sottoscrizione di un Accordo individuale tra Azienda e dipendente. In merito ai contenuti dell’Accordo, vengono ripresi e confermati tutti quelli previsti dalla Legge 81/2017, con un punto di attenzione particolare sulla “forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali”.

• La libertà di scelta del luogo di lavoro, salvo espresse esclusioni

L’individuazione del luogo di lavoro in cui è possibile eseguire la prestazione in Smart Working è a discrezione del dipendente, ovviamente nel rispetto delle indicazioni presenti nell’Informativa salute e sicurezza e con garanzia di tutela dei dati aziendali.
Se però si volesse escludere esplicitamente uno o più luoghi, è possibile farlo all’interno dell’Accordo individuale.

• Dotazione tecnologica, resta possibile il BYOD

E’ il datore di lavoro che di norma deve fornire la strumentazione tecnologica, salvo diverso accordo tra le parti che potrebbe comunque stabilire l’utilizzo di strumenti appartenenti al dipendente (BYOD) sempre che rispettino i requisiti di sicurezza richiesti dal datore.
Eventuali danni riconducibili a un comportamento negligente da parte del lavoratore, sono addebitati a quest’ultimo.

• Orari di lavoro e Disconnessione

Lo Smart Working si caratterizza per l’assenza di un vincolo orario, salvo quanto previsto all’interno dell’Accordo individuale nel quale vanno anche previste le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione.
Ricordiamo che la Legge n. 61/2021 (conversione del D.L. 30/2021) ha esplicitamente previsto che lo smart worker ha il diritto di disconnettersi dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche, al di fuori delle fasce di reperibilità e al termine della prestazione lavorativa.

• La centralità della formazione

Alla formazione viene riconosciuto un ruolo centrale. L’aspetto più importante è che nel testo viene fatto riferimento sia alla formazione legata agli aspetti hard (competenze tecniche, organizzative digitali, ecc.) sia a quella legata agli aspetti soft (soprattutto per i manager per la gestione dei gruppi di lavoro).

• Aspetti economici: straordinari, rimborsi utenze, premi di risultato, welfare aziendale e benefit

Un elemento forte del Protocollo riguarda la previsione sugli straordinari che di norma sono considerati non possibili, salvo diversa previsione della contrattazione collettiva nazionale, territoriale e/o aziendale.
Viene confermato il principio di parità di trattamento economico e normativo degli smart worker, rispetto a quanto applicato ai lavoratori che svolgono le stesse attività esclusivamente presso i locali aziendali.
Tale principio viene “potenziato” facendo riferimento anche ai premi di risultato, al welfare aziendale e ai benefit previsti dalla contrattazione collettiva.
Resta possibile per il datore prevedere rimborsi spese (es. costi utenze) che, ricordiamo, conviene quantificare con elementi oggettivi (non forfettari) come indicato dall’Agenzia delle Entrate per evitare la formazione di reddito da lavoro dipendente e, quindi, ottimizzare il costo del lavoro per l’azienda e un maggior ristoro economico per il dipendente.

• Gender equity, lavoratori fragili e disabili

All’interno del Protocollo viene previsto uno specifico impegno nella facilitazione all’accesso allo Smart Working per tutti i lavoratori che si trovino in condizioni di fragilità e di disabilità. Inoltre, tale previsione è mirata anche a garantire la parità tra i generi e la condivisione delle responsabilità genitoriali e la conciliazione tra vita privata e vita lavorativa.

Protocollo Nazionale sullo Smart Working: gli elementi di novità

1. Incentivo alla contrattazione collettiva

Le Parti sociali sottolineano la necessità di incentivare l’utilizzo corretto del Lavoro Agile anche tramite un incentivo pubblico destinato alle aziende che regolamentino il Lavoro Agile con accordo collettivo di secondo livello, (art. 51 del d.lgs. n. 81/2015) che ne prevedano un utilizzo equilibrato tra lavoratrici e lavoratori e favorendo un’ottica di sostenibilità ambientale e sociale.

2. Semplificazione della procedura di invio COB

Vengono richieste misure urgenti di semplificazione del regime delle comunicazioni obbligatorie relative all’invio dell’Accordo individuale che seguano le stesse modalità del regime semplificato attualmente vigente.

Anche secondo il Prof. Ichino “l’obbligo di invio del testo dell’accordo costituisce un adempimento aggiuntivo”, tale affermazione ci trova in totale accordo e per questo crediamo che la richiesta di alleggerimento dell’iter burocratico di invio delle COB al Ministero del Lavoro sia fondamentale.

Protocollo Nazionale sullo Smart Working: quali conclusioni?

Il Protocollo a nostro parere è importante perché riconosce due elementi chiave: l’efficacia della Legge n.81/2017 e la centralità della contrattazione individuale.

L’auspicio è che anche l’approccio delle Parti sociali nel futuro prossimo rispetti lo spirito della Legge (e del presente Protocollo), evitando inutili appesantimenti e lasciando alla contrattazione di maggiore prossimità, quella individuale, la disciplina dello strumento.

Queste linee guida dovranno essere seguite dalle aziende che decideranno di mantenere lo Smart Working dopo la fine dell’emergenza sanitaria.