Smart Working e Fine dello Stato di Emergenza: l’impatto sulla Pubblica Amministrazione

In questo articolo facciamo il punto sullo stato dell’arte della normativa sullo Smart Working nella Pubblica Amministrazione e le modalità di attivazione del Lavoro Agile per il pubblico impiego.

Fine dello Stato di Emergenza: la normativa dello Smart Working applicabile nella PA

Il prossimo 31 marzo 2022 sarà l’ultimo giorno dello stato di emergenza sanitaria sul territorio nazionale dovuto alla diffusione del virus Covid-19 ma non verranno meno i presupposti  per ricorrere al regime c.d. “semplificato” per l’attivazione dello Smart Working, anche per le aziende del settore privato, che viene prorogato fino al 30 giugno 2022.

Dal 1° luglio 2022 tornerà in vigore l’applicazione del regime c.d. “ordinario” di Smart Working previsto e disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, in maniera generalizzata, tanto nel settore privato, quanto nel settore pubblico, che, a ben vedere, già da qualche mese, ossia dal 15 ottobre 2021, era tornato a fare applicazione della predetta normativa ordinaria.
Pertanto, se per il lavoro privato il turning point tra normativa emergenziale e quella ordinaria sarà il prossimo 30 giugno 2022, per la Pubblica Amministrazione, il giro di boa c’è già stato e la normativa ordinaria è tornata ad essere l’unica applicabile già a partire dallo scorso autunno.

Facciamo, quindi, il punto sull’attuale panorama normativo nonché sulla procedura da seguire per l’attivazione dello Smart Working nelle pubbliche amministrazioni, in vigore ad oggi e che, come sopra anticipato, continuerà a trovare applicazione anche in seguito al 31 marzo 2022.

Stato dell’arte della normativa sullo Smart Working nella Pubblica Amministrazione

Tra gli ultimi interventi normativi relativi allo Smart Working nella Pubblica Amministrazione vanno sicuramente annoverati il DPCM 23 settembre 2021 e il D.M. del Ministro per la Pubblica Amministrazione 8 ottobre 2021, i quali hanno stabilito che lo Smart Working nella PA debba muoversi tenendo come riferimento i seguenti principi di fondo:

1. la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle Pubbliche Amministrazioni è quella svolta in presenza;
2. è necessario “tornare” all’applicazione della normativa ordinaria sullo Smart Working, ossia la Legge 22 maggio 2017, n. 81, per l’attivazione dello Smart Working.

Rispetto al punto 2, va sottolineato che per il settore pubblico è fatta comunque salva la possibilità di mantenere in vigore gli Accordi Individuali di Smart Working eventualmente già in essere, a condizione che contengano gli elementi essenziali previsti dalla normativa vigente e rispettino le c.d. “condizionalità” previste dal D.M. 8 ottobre 2021.

Nell’applicazione dello Smart Working la Pubblica Amministrazione dovrà inoltre tenersi conto di quanto stabilito dalle Linee Guida del 30 novembre 2021 adottate a seguito di un confronto tra il Governo e le Organizzazioni Sindacali e sulle quali è stata acquisita l’intesa della Conferenza unificata lo scorso 16 dicembre 2021 (a cui è dedicato un altro articolo del nostro Blog, consultabile qui), nonché dalla Circolare Interministeriale del 5 gennaio 2022 adottata dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali e dal Ministro per la Pubblica Amministrazione, volta a sensibilizzare ed incentivare i datori di lavoro – tra cui le amministrazioni pubbliche – ad utilizzare appieno tutti gli strumenti di flessibilità che le relative discipline di settore già consentono e che sinteticamente vengono riportate nella Circolare stessa (che potete trovare qui)

Il quadro regolatorio è stato, infine, completato, in attuazione di quanto concordato con i sindacati nel Patto per l’innovazione del lavoro pubblico e la coesione sociale siglato dal Governo e le Organizzazioni Sindacali il 10 marzo 2021, per la prima volta, dalla Preintesa di Contratto collettivo sottoscritto tra Aran e parti sociali rappresentative del Comparto Funzioni Centrali il 21 dicembre 2021, che dello Smart Working nel pubblico impiego ha individuato caratteristiche, modalità, limiti e tutele.

Modalità di attivazione dello Smart Working per il pubblico impiego. Quattro passaggi imprescindibili:

La Legge 22 maggio 2017, n. 81 prevede che, per l’attivazione dello Smart Working, anche per i dipendenti delle pubbliche amministrazioni, sia necessario rispettare la seguente procedura:

1) Negoziazione e sottoscrizione di Accordi Individuali di Smart Working

Datori di lavoro e lavoratori dovranno, per legge, negoziare e sottoscrivere  degli Accordi Individuali di Smart Working, il cui contenuto dovrà rispettare quanto previsto dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché dalle ulteriori disposizioni normative attualmente in vigore (vedi sopra).. In particolare, ai sensi del combinato disposto dell’art. 19, Legge 22 maggio 2017, n. 81 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, l’Accordo Individuale di Smart Working deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:

a) durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato;
b) modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza;
c) modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni salve le ipotesi previste dall’art. 19, Legge 22 maggio 2017, n. 81;
d) ipotesi di giustificato motivo di recesso;
e) tempi di riposo del lavoratore che, su base giornaliera o settimanale, non potranno essere inferiori a quelli previsti per i lavoratori in presenza nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
f) modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4, Legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i. (c.d. “Statuto dei Lavoratori”).

2) Obbligo di invio delle Comunicazioni Obbligatorie (anche in forma massiva)

La procedura di comunicazione, fatti salvi eventuali successivi interventi legislativi, sarà ancora basata sul disposto dell’articolo 23, comma 1, Legge 22 maggio 2017, n. 81.
Pertanto, resta obbligatoria la procedura di invio delle Comunicazioni Obbligatorie al Ministero del Lavoro e della Politiche Sociali, tramite il portale ClicLavoro, da effettuarsi, ai sensi dell’art. 9-bis del D.L. 510/1996 e s.m.i. (richiamato dal sopra citato art. 23, comma 1, Legge 22 maggio 2017, n. 81), al più tardi entro il ventesimo giorno del mese successivo alla data di avvio dello Smart Working con riferimento a ciascuno specifico dipendente.
Resta possibile effettuare le predette Comunicazioni Obbligatorie in forma massiva, tramite un file riepilogativo, qualora venga sottoscritto dallo stesso datore di lavoro un numero elevato di Accordi Individuali di Smart Working.

3) Obbligo di allegazione degli Accordi Individuali di Smart Working

A prescindere dalla modalità di invio delle Comunicazioni Obbligatorie (in forma individuale ovvero massiva), ad oggi resta obbligatorio per le PA allegare in formato PDF l’Accordo Individuale di Smart Working siglato tra le parti.
C’è la possibilità che venga applicata una procedura di semplificazione che pare stia per essere introdotta per il settore privato, secondo cui, ferma l’obbligatorietà delle Comunicazioni Obbligatorie, non sarebbe più necessaria l’allegazione dell’Accordo Individuale di Smart Working. Questa procedura potrebbe essere estesa anche allo Smart Working nel pubblico impiego (come ci si augurerebbe).

4) Obbligo di consegna ai lavoratori e al RLS dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro

Le amministrazioni pubbliche hanno l’obbligo di consegnare, anche in modalità telematica (tramite l’invio mediante e-mail o PEC), con cadenza almeno annuale, a ciascun lavoratore che effettui Smart Working e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (c.d. “RLS”), una informativa scritta in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che individui i rischi generali e specifici connessi allo svolgimento del lavoro in modalità agile, ai sensi dell’art. 22, Legge 22 maggio 2017, n. 81. L’INAIL ha messo a disposizione un template di informativa sulla salute e sicurezza nello Smart Working, utilizzabile per l’adempimento di tale onere di comunicazione (disponibile qui).

Per ulteriori e più dettagliate informazioni sugli step relativi della procedura di comunicazione e di allegazione dell’Accordo Individuale di Smart Working, è possibile consultare la guida messa a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Questa, in estrema sintesi, l’attuale panorama relativo alla normativa ed alla procedura da seguire per l’attivazione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione.

Possibili sviluppi

Restiamo in attesa dell’approvazione e della pubblicazione della Legge di conversione del D.L. “Sostegni-ter” n. 4 del 27 gennaio 2022, con cui dovrebbe essere introdotta la semplificazione sopra descritta, che permetterebbe, per il momento alle sole aziende private, di omettere, in sede di Comunicazioni Obbligatorie, l’allegazione in PDF degli Accordi Individuali di Smart Working; semplificazione che, qualora definitivamente adottata in sede di regime “ordinario” per il settore privato, ci si auspica venga estesa anche alla Pubblica Amministrazione, in modo da omogeneizzare e semplificare i due settori, troppo spesso regolati in maniera asincrona e irragionevolmente burocratizzati.