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Come funziona un percorso di Smart Working: quattro fasi da seguire

Il Lavoro Agile richiede alle aziende di implementare misure di miglioramento organizzativo capaci di portare benefici alle persone e al business, oltre che alla comunità nel suo insieme.
Avviare questo percorso di cambiamento prevede il passaggio attraverso quattro fondamentali tappe.
Intraprendere un percorso di cambiamento infatti, significa partire per un nuovo viaggio attraverso lo Smart Working, un’esperienza in quattro fasi che Variazioni ha studiato ed è pensata per le tutte le organizzazioni desiderose di trasformarsi e diventare un Amazing Place To Work.

Vediamo, quindi, come funziona un percorso di Smart Working per Variazioni.

1. Ascoltare i bisogni delle persone

Il primo passaggio da affrontare per iniziare e capire come funziona un percorso di Smart Working è quello di analizzare il contesto in cui si trova la propria organizzazione in modo da definire gli obiettivi e scegliere la soluzione più adatta per l’introduzione del Lavoro Agile.
Iniziare con survey specifiche e workshop permette di capire quali siano i reali bisogni delle persone e di rendere il personale maggiormente ingaggiato e soddisfatto nella fase di cambiamento. Ascoltare le persone e coinvolgerle attivamente aiuta a escogitare soluzioni su misura migliori, ad allineare internamente le risorse e tenere in considerazione le esigenze aziendali e il benessere delle persone, che non devono essere elementi in contrapposizione.

Nella fase in cui ci troviamo attualmente, in cui molte organizzazioni hanno dovuto ricorrere allo Smart Working in maniera emergenziale, è utile avere una panoramica su ciò che i propri collaboratori pensano del Lavoro Agile e di come abbiano vissuto l’esperienza di Home Working forzato in modo da canalizzare le possibili criticità vissute e disegnare degli interventi a supporto.

2. Normare la flessibilità: costruire la Policy del futuro a partire dall’esperienza

Ogni organizzazione inizialmente deve chiedersi quali siano i propri obiettivi e in che modo l’implementazione di un percorso di Smart Working possa essere favorevole al loro raggiungimento. In funzione degli obiettivi individuati e sulla base dei risultati ottenuti dalle indagini interne, si può passare alla seconda fase: l’individuazione di una policy aziendale.

La stesura di una Policy di Smart Working, a seconda delle tipologie di intervento decise, si avvale di professionisti e esperti giuslavoristi e legali capaci di definire le Policy da seguire in compliance con il dettato legislativo.

La Policy è uno strumento agile e flessibile, il quale racchiude valori e obiettivi comuni in cui disciplinare i principali aspetti del lavoro a distanza.
Perché sia una Policy veramente smart è necessario impostare una vera e propria cultura della flessibilità:

  • di spazi e tempi, favorendo autonomia e conciliazione dei propri impegni di vita con il lavoro;
  • di volontarietà e reversibilità, scegliendo e accordandosi con l’azienda in merito alla modalità di Lavoro Agile;
  • di organizzazione del lavoro, introducendo una logica di valutazione dei risultati per responsabilizzare e ragionare in funzione del raggiungimento di obiettivi.
La Gazzetta di Mantova | Smart Working
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3. Sviluppare nuove competenze smart

Proprio per i motivi spiegati fino ad ora, la terza fase necessaria quando si implementa un progetto di Smart Working è quella di puntare sul consolidamento delle competenze smart e sul rafforzamento di una nuova cultura e un nuovo modo di lavorare.
È fondamentale che tutto il team sviluppi le skill adatte all’essere agili: le competenze digitali, la capacità di comunicare, fidarsi e delegare, la gestione e l’utilizzo adeguato del feedback, fino alla Smart Leadership, utile per coordinare al meglio le persone anche a distanza.

Avviare un percorso di formazione manageriale mirato sulle competenze smart è il passaggio essenziale per permettere ai responsabili di sviluppare una leadership trasparente e saper gestire il proprio team, criticità e successi.
Gestire un team smart, infatti, richiede delle competenze specifiche come:

  • assegnare obiettivi chiari
  • avere fiducia nei propri collaboratori
  • delegare e favorire l’autonomia
  • alimentare la relazione con il proprio team per sopperire alla mancanza di presenza in ufficio

Durante questa fase Variazioni mette a disposizione un gruppo di formatori specializzato nelle competenze smart e un gruppo di professionisti della comunicazione, per indirizzare il lavoro dello Smart Working all’interno dell’organizzazione con strumenti volti a consolidare la nuova cultura.

4. Misurare i vantaggi del cambiamento

Il momento finale del percorso di implementazione dello Smart Working coincide con il monitoraggio e la misurazione dei risultati del progetto. Si tratta di un’occasione per fare un bilancio: si analizzano gli elementi positivi e le criticità che sono emerse dall’esperienza del Lavoro Agile sulla base degli obiettivi dell’azienda.
Nell’esperienza di Variazioni con le organizzazioni è emersa la necessità di adottare metodologie di indagine e monitorare aspetti prettamente quantitativi: conoscere gli impatti del lavoro per obiettivi e monitorare i risultati raggiunti è un passaggio decisivo per valutare l’andamento del proprio progetto. Vi sono una serie di dati che le organizzazioni possono raccogliere, partendo dall’ascolto della popolazione aziendale e ponendo attenzione a come migliorare e rendere più efficienti le prestazioni di lavoro.

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