FAQ
SMART WORKING

In questa pagina trovi tutte le risposte aggiornate sullo Smart Working
in emergenza, suddivise per organizzazioni Private e Pubbliche.
In collaborazione con Maurizio Del Conte, Professore presso l’Università Bocconi di Milano, Presidente AFOL Metropolitana e ANPAL
Ultimo aggiornamento: 27 ottobre 2022

Aziende Private

Le FAQ sullo Smart working per le aziende.

Pubblica Amministrazione

Le FAQ sullo Smart working per la PA.

LE FAQ SUL LAVORO AGILE PER LE AZIENDE PRIVATE


1. FINO A QUANDO E A QUALI CONDIZIONI SARÀ POSSIBILE ATTIVARE LO SMART WORKING TRAMITE PROCEDURA EMERGENZIALE SEMPLIFICATA?

Per effetto della Legge 21 settembre 2022, n. 142 di conversione del Decreto Legge 9 agosto 2022, n. 115 (c.d. Decreto Aiuti bis) la possibilità di adottare lo Smart Working emergenziale semplificato nel settore privato è stata prorogata fino al 31 dicembre 2022.

Unicamente fino a tale data sarà, quindi, possibile, ricorrere al Lavoro Agile mediante l’utilizzo della procedura emergenziale semplificata di cui all’art. 90, commi 3 e 4, del D.L. 19 maggio 2020, n. 34, convertito in L. 17 luglio 2020, n. 77, che non comporta la sottoscrizione dell’accordo individuale richiesto dall’art. 19 della Legge n. 81/2017 (fermo restando l’obbligo di consegna, con cadenza almeno annuale, dell’informativa in materia di salute e sicurezza) e che consente di attivare lo Smart Working tramite la mera comunicazione da effettuarsi, anche in forma massiva e semplificata, sul portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Tuttavia, come chiarito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con comunicato del 28 settembre 2022, la procedura emergenziale sopra indicata, potrà essere utilizzata soltanto a condizione che non siano già stati sottoscritti accordi individuali ai sensi dell’art. 19 della Legge n. 81/2017 e che il periodo di Smart Working attivato tramite la procedura emergenziale semplificata non si estenda oltre il 31 dicembre 2022.

 

2. QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER ATTIVARE LO SMART WORKING EMERGENZIALE SEMPLIFICATO?

Come anticipato sopra, la modalità emergenziale semplificata consiste nella possibilità riconosciuta al datore di lavoro, fino al 31 dicembre 2022, di attivare la modalità di Lavoro Agile nei confronti dei propri dipendenti, anche in assenza di accordi individuali, a condizione che questi ultimi non siano già stati sottoscritti e che il periodo di Smart Working oggetto di attivazione termini entro il 31 dicembre 2022.

Gli adempimenti obbligatori in ogni caso necessari per l’attivazione dello Smart Working semplificato sono:

  • La comunicazione, attraverso il portale Cliclavoro (alla pagina disponibile qui), di attivazione della modalità di Lavoro Agile, che avviene tramite l’invio di un elenco riportante i dati anagrafici ed assicurativi dei lavoratori agili, nonché la data di inizio e di fine della modalità di Lavoro Agile per ciascun lavoratore; a tal fine, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha messo a disposizione un template di “elenco dei lavoratori” che i datori di lavoro possono usare per procedere alla comunicazione dell’adozione della modalità agile semplificata (consultabile qui).
  • La consegna ai lavoratori (e al RLS) dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro di cui all’art 22 della Legge n. 81/2017, da effettuarsi anche in modalità telematica (tramite l’invio mediante e-mail o PEC). L’INAIL ha messo a disposizione un template di informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile, utilizzabile per l’adempimento di tale onere di comunicazione (puoi trovare qui il template INAIL).

 

3. RESTA COMUNQUE POSSIBILE ATTIVARE LO SMART WORKING TRAMITE LA PROCEDURA “ORDINARIA”?

Sì. È sempre possibile, a prescindere dalla proroga fino al 31 dicembre 2022 del c.d. “Smart Working emergenziale semplificato”, attivare la modalità di Lavoro Agile tramite la procedura ordinaria, ossia tramite la sottoscrizione degli accordi individuali.

Pertanto, il datore di lavoro può valutare l’opportunità di optare per un inserimento stabile della modalità di lavoro Agile nella propria organizzazione aziendale e, qualora intenda procedere in tal senso, dovrà necessariamente predisporre gli accordi individuali da far sottoscrivere ai propri dipendenti, nonché eventualmente introdurre e/o aggiornare regolamento/policy aziendale di Smart Working.

Sarà, in questo caso, necessario applicare tutti gli adempimenti previsti dalla normativa ordinaria attualmente in vigore ossia, in particolare, quanto previsto dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, e dal Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile nel settore privato sottoscritto il 7 dicembre 2021.

A tal proposito, si ricorda che l’art. 41-bis ha riscritto completamente il primo comma dell’art. 23 della Legge n. 81/2017, prevedendo che, a partire dal 1° settembre 2022, i datori di lavoro che optano per l’attivazione della modalità di Lavoro Agile tramite la procedura “ordinaria” beneficiano della semplificazione nella procedura di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro dei dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo individuale di Smart Working (procedura descritta al punto 4. che segue).

 

4. IN COSA CONSISTE LA SEMPLIFICAZIONE IN FASE DI COMUNICAZIONE PREVISTA PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART WORKING “ORDINARIO”?

Lo ha chiarito il Ministero del Lavoro che, in data 22 agosto 2022, ha emanato il Decreto Ministeriale n. 149/2022 (consultabile qui), specificando che: 

  • le regole contenute nel D.M. n. 149/2022 stesso si applicano agli accordi individuali di Smart Working stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022;
  • non sarà più necessario allegare, in fase di comunicazione, l’accordo individuale stipulato con i singoli dipendenti, ma quest’ultimo dovrà essere conservato dalle aziende per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione;
  • restano valide le comunicazioni effettuate secondo le modalità della disciplina previgente;
  • i dati comunicati dal datore di lavoro al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali saranno resi disponibili all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.

Il D.M. n. 149/2022 del 22 agosto 2022 ha, inoltre, chiarito quali sono le regole di compilazione della comunicazione dell’Accordo Individuale di Smart Working. In particolare:

  • il nuovo modello per la comunicazione degli accordi individuali dovrà essere trasmesso tramite le consuete modalità telematiche tramite i servizi online del Ministero del Lavoro, accessibili mediante SPID o CIE sul sito http://servizi.lavoro.gov.it., da parte del referente aziendale o da un soggetto esterno abilitato (quest’ultimo, nella medesima sessione di lavoro, potrà inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durante la fase di compilazione);
  • il sito consente di trasmettere e consultare distinte tipologie di comunicazione:
    • inizio;
    • modifica (es. relativa a: tipologia rapporto di lavoro, PAT INAIL, voce di tariffa INAIL, tipologia di durata, data di sottoscrizione o di cessazione dell’accordo);
    • annullamento sottoscrizione (questa voce serve per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato e non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro; la cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata); 
    • recesso per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017; 
  • infine, si segnala che, in alternativa all’invio mediante applicativo web, sarà possibile trasmettere le comunicazioni tramite la modalità massiva REST, secondo le indicazioni del D.M. 22 agosto 2022. Per richieste di supporto relative all’attivazione di tale modalità, potrà essere inviata una richiesta di
    contatto tramite un form disponibile nell’URP online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (disponibile qui).

 

5. QUAL È IL TERMINE PER L’INVIO DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE AL MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI?

Con comunicato del 26 agosto 2022 (consultabile qui), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha ribadito che il datore di lavoro dovrà effettuare le comunicazioni entro il termine di 5 giorni dalla stipula dell’accordo di Smart Working.

Tuttavia, ai fini della piena operatività della nuova procedura descritta al punto 4. che precede, e per consentire l’adeguamento dei sistemi informatici, in fase di prima applicazione delle nuove modalità l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° dicembre 2022.

 

6. COSA RISCHIA IL DATORE DI LAVORO SE NON VENGONO EFFETTUATE LE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE SECONDO QUANTO PREVISTO DALLA LEGGE 22 MAGGIO 2017, N.81?

Secondo quanto previsto dalla normativa attualmente in vigore, nel caso in cui il datore di lavoro non rispetti le procedure previste dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 e, in particolare, non effettui o non effettui tempestivamente le comunicazioni obbligatorie  relative ai lavoratori in Smart Working sul portale Cliclavoro, rischia una sanzione amministrativa pecuniaria da €100 a €500 per ogni lavoratore interessato.

Ricordiamo che la comunicazione obbligatoria trova la sua principale ragion d’essere proprio nell’estensione della copertura INAIL (già attiva per il lavoro in presenza) anche alla prestazione lavorativa resa in Smart Working. Laddove tale comunicazione obbligatoria non venisse effettuata, in caso di infortunio del lavoratore in Smart Working, si rischierebbe l’apertura di un contenzioso con l’INAIL in relazione alla responsabilità circa la copertura assicurativa contro gli infortuni del lavoratore interessato. Dunque, l’invio della comunicazione obbligatoria (e, a monte, la sottoscrizione dell’accordo individuale), oltre a costituire un obbligo di legge, contribuisce ad una maggiore tutela del datore di lavoro.

 

7. COME VA INVIATA L’INFORMATIVA SULLA SICUREZZA? COSA SI INTENDE CON INVIO TELEMATICO?

Per invio telematico si ritiene sufficiente l’invio tramite e-mail; è ovviamente ancora valida la consegna dell’informativa cartacea con sottoscrizione della stessa per presa visione, ricevuta ed accettazione.

 

8. GLI OBBLIGHI DI INFORMATIVA (IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO) DI CUI ALL’ART. 22, LEGGE N. 81/2017 POSSONO ESSERE ASSOLTI ANCHE RICORRENDO ALLA DOCUMENTAZIONE RESA DISPONIBILE SUL SITO DELL’INAIL. DOVE È POSSIBILE RECUPERARE LA DOCUMENTAZIONE CITATA?

L’informativa si può scaricare (in formato word) a questo indirizzo.

 

9. È POSSIBILE INVIARE L’INFORMATIVA PREDISPOSTA DALL’AZIENDA O È NECESSARIO UTILIZZARE L’INFORMATIVA FORNITA DALL’INAIL?

Se l’informativa predisposta dall’azienda è stata redatta ai sensi dell’art 22, Legge n. 81/2017 non vi è motivo di utilizzare quella predisposta dall’INAIL; l’utilizzo della informativa predisposta dall’INAIL è una facoltà non un obbligo.

Consigliamo, in ogni caso, di ragionare l’informativa sulla salute e sicurezza della prestazione lavorativa resa in Smart Working in modo che tenga in considerazione gli specifici rischi a cui sono esposti i lavoratori e che sia costantemente aggiornata rispetto agli strumenti tecnologici in costante evoluzione.

 

10. È NECESSARIO CHE IL LAVORATORE CONTROFIRMI L’INFORMATIVA?

La Legge n. 81/2017 richiede che l’informativa salute e sicurezza sia consegnata con cadenza almeno annuale. La firma vale come prova della consegna della stessa.

Ad oggi le prassi consolidate in tal senso sono le seguenti:

  • consegna fisica dell’informativa e firma in originale;
  • invio dell’informativa via e-mail, upload sulla intranet o nell’area personale dipendente (es. dove si caricano i cedolini) con richiesta di firma olografa;
  • invio dell’informativa via e-mail chiedendo di rispondere “SI” alla conferma di ricezione.

 

11. QUALI SONO LE CATEGORIE DI LAVORATRICI E LAVORATORI PER LE QUALI È PREVISTA UNA STRUTTURALE PRIORITÀ DI ACCESSO ALLO SMART WORKING, A PRESCINDERE DALL’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19?

I datori di lavoro pubblici e privati che adottano accordi di Smart Working presso le rispettive aziende, devono  riconoscere priorità di accesso allo Smart Working alle richieste formulate da:

  • lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni di età
  • lavoratrici e lavoratori senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’art. 3, comma 3, Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
  • lavoratori e lavoratrici con disabilità in situazione di gravità accertata ai sensi dell’art. 4, comma 1, della  Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
  • lavoratrici o lavoratori o che siano “caregivers” ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205.

Le lavoratrici e i lavoratori appartenenti alle categorie sopra elencate che richiedono di accedere allo Smart Working non possono essere sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura  organizzativa  avente  effetti  negativi sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura contraria sarà considerata ritorsiva  o discriminatoria e, quindi, nulla.

Il rifiuto, l’opposizione o l’ostacolo alla fruizione del lavoro agile, se verificatisi nei due anni antecedenti alla richiesta  della  certificazione  della  parità  di genere di cui all’art. 46-bis del Decreto Legislativo 11 aprile 2006, n. 198,  impediscono  al datore di lavoro il conseguimento della certificazione stessa.

 

12. LA NORMATIVA IN VIGORE DURANTE L’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19 PREVEDEVA IL DIRITTO DI ACCEDERE ALLO SMART WORKING IN FAVORE DI LAVORATORI E LAVORATRICI “FRAGILI” E GENITORI DI FIGLI UNDER-14. TALE DIRITTO E’ STATO PROROGATO DALLA NORMATIVA VIGENTE?

Sì. Per effetto dell’art. 23-bis della Legge 21 settembre 2022, n. 142 di conversione del decreto Aiuti-bis (Decreto Legge 9 agosto 2022, n. 115), rivivono, per il momento unicamente fino al 31 dicembre 2022, le seguenti tutele: 

  • Diritto al Lavoro Agile per i lavoratori e le lavoratrici “fragili” ai sensi del Decreto Interministeriale (Ministero della Salute, Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Ministro della Pubblica Amministrazione) del 4 febbraio 2022 (disponibile qui), in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ivi inclusi lavoratori e lavoratrici in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità (art. 3, comma 3, L. 5 febbraio 1992, n. 104). Tale diritto potrà essere garantito  anche  attraverso  l’adibizione  a diversa mansione  ricompresa  nella  medesima  categoria  o  area  di inquadramento, come definite dai contratti collettivi vigenti,  o  lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.
  • Diritto al Lavoro Agile per i genitori dipendenti del settore privato che hanno almeno un figlio minore di anni quattordici, anche  in  assenza  degli  accordi  individuali (fermo  restando   il rispetto degli obblighi informativi previsti dagli artt. da 18 a 23 della Legge n. 81/2017), a condizione che:
    • nel nucleo familiare non vi sia altro  genitore  beneficiario  di  strumenti  di sostegno  al  reddito   in   caso   di   sospensione   o   cessazione dell’attività lavorativa o che non vi sia genitore  non  lavoratore; 
    • e tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.  

In tali casi la prestazione lavorativa in lavoro  agile  può  essere  svolta anche  attraverso  strumenti  informatici  nella  disponibilità  del dipendente qualora non siano forniti dal datore di lavoro.

 

13. LA FORMAZIONE OBBLIGATORIA IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO PUÒ ESSERE SVOLTA ANCHE A DISTANZA?

La Legge n. 52 del 19 maggio 2022, di conversione del D.L. n. 24/2022, ha previsto che, in attesa dell’adozione dell’accordo di cui all’art. 37, comma 2, del D.Lgs. n. 81/2008, la formazione obbligatoria in materia di salute e sicurezza sul lavoro possa essere erogata sia con la modalità in presenza sia con la modalità a distanza, ad eccezione delle attività formative per le quali siano previsti un addestramento, una prova pratica, o debbano necessariamente svolgersi in presenza.

 

14. CHI SVOLGE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING HA DIRITTO AL RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE PER LE STRUMENTAZIONI TECNOLOGICHE E PER LE UTENZE? NEL CASO IN CUI IL DATORE DI LAVORO DECIDA DI FARSI CARICO DELLE PREDETTE SPESE, SONO PREVISTE AGEVOLAZIONI?

Ad oggi la legge non prevede alcun diritto, in favore degli Smart Worker, alla copertura ovvero al rimborso delle spese sostenute per le strumentazioni tecnologiche e per le utenze utilizzate per lo svolgimento della propria attività lavorativa in Smart Working.

Resta inteso che tale diritto potrebbe invece essere previsto dalla contrattazione collettiva (nazionale, territoriale ovvero aziendale) applicabile al caso di specie, che sarà quindi opportuno verificare caso per caso. 

Sono, in ogni caso, previste agevolazione qualora il datore di lavoro decidesse di sostenere o comunque rimborsare tali spese. In particolare, si segnala che il Decreto Legge 9 agosto 2022 n. 115, c.d. “Aiuti bis” ha previsto che, limitatamente al periodo d’imposta  2022,  in  deroga  a  quanto previsto dall’art. 51, comma 3, del T.U.I.R. (Testo Unico Imposta sui Redditi, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917), non concorrono a formare il reddito il  valore dei beni ceduti e  dei  servizi  prestati  ai  lavoratori  dipendenti nonché le somme erogate o  rimborsate  ai  medesimi  dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche del servizio  idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale entro il  limite complessivo di €600.

 

15. È POSSIBILE SVOLGERE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING ALL’ESTERO? COME COMPORTARSI IN CASO DI MALATTIA DEL LAVORATORE INSORTA DURANTE LO SMART WORKING ALL’ESTERO?

In linea generale, fatte salve eventuali limitazioni previste dall’accordo individuale, dalla policy di Smart Working, ovvero in sede di contrattazione collettiva, lo svolgimento dell’attività lavorativa in Smart Working è praticabile anche all’estero, sia in ambito UE, che in ambito extra UE. 

Tuttavia, in ragione dei profili di transnazionalità connessi al lavoro all’estero, si consiglia al datore di lavoro di regolare compiutamente tale modalità di esecuzione del lavoro in Smart Working, onde evitare eventuali ripercussioni in termini retributivi, contributivi ed assicurativi. 

Il lavoratore, temporaneamente all’estero per lo svolgimento della propria prestazione lavorativa in Smart Working, che dovesse ammalarsi, è coperto dall’indennità INPS (ovviamente a condizione che il datore di lavoro sia “in regola” con i versamenti contributivi). 

Per la gestione di tali situazioni, l’INPS ha pubblicato la GUIDA INFORMATIVA consultabile al seguente link: https://www.inps.it/docallegatiNP/Mig/AllegatiNews/Guida_sulla_certificazione_malattia_estero.pdf.

LE FAQ SUL LAVORO AGILE NELLA PA


1. A PARTIRE DA QUANDO È DIVENUTO OBBLIGATORIO IL RIENTRO DEI PUBBLICI DIPENDENTI PRESSO GLI UFFICI?

Il DPCM 23 settembre 2021 ha disposto che “A decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, è quella svolta in presenza”, dovendo essere garantita, a partire dalla predetta data del 15 ottobre 2021, la presenza in servizio del personale preposto alle attività di sportello e di ricevimento degli utenti (front-office) e dei settori preposti alla erogazione di servizi all’utenza (back-office), anche attraverso la flessibilità degli orari di sportello e di ricevimento dell’utenza.

Il completamento del predetto rientro, previsto entro il 30 ottobre 2021, dovrebbe essere, ad oggi, integralmente avvenuto.

 

2. QUANDO È TERMINATO LO SMART WORKING “EMERGENZIALE” PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE?

Ai sensi dell’art. 1, comma 1, del DPCM 23 settembre 2021, a partire “dal 15 ottobre 2021, la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche amministrazioni è soltanto quella svolta in presenza.”

Il comma 2 del predetto art. 1, precisa che “nell’attuazione di quanto stabilito al comma 1, le amministrazioni assicurano il rispetto delle misure sanitarie di contenimento del rischio di contagio da Covid-19 impartite dalle competenti autorità.”

Pertanto, fermo restando il rispetto delle norme in materia di contenimento del rischio di contagio da Covid-19, a partire dal 15 ottobre 2021 è cessata, per le pubbliche amministrazioni, la possibilità di ricorrere allo Smart Working “emergenziale” e si è tornati al regime previgente all’epidemia pandemica, disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, recante “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.

 

3. DAL 15 OTTOBRE 2021, QUINDI, LO SMART WORKING PRESSO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI È ATTIVABILE SOLO SULLA BASE DI UN ACCORDO INDIVIDUALE? SE SÌ, È NECESSARIO PROCEDERE ALL’INVIO DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE SUL PORTALE CLICLAVORO?

Sì. A partire dal 1° gennaio 2022 per l’attivazione del Lavoro Agile è obbligatoria la sottoscrizione di accordi individuali “ordinari” ai sensi dell’art. 18, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, nel rispetto di quanto ulteriormente previsto dal DM 8 ottobre 2021 e dalle Linee Guida del 30 novembre 2021.

Per quanto riguarda la procedura di comunicazione, si ricorda che l’art. 41-bis ha riscritto completamente il primo comma dell’art. 23 della Legge n. 81/2017, prevedendo che, a partire dal 1° settembre 2022, sarà possibile beneficiare della semplificazione nella procedura di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro dei dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo individuale di Smart Working (procedura descritta al punto 4. che segue).

 

4. IN COSA CONSISTE LA SEMPLIFICAZIONE IN FASE DI COMUNICAZIONE PREVISTA PER L’ATTIVAZIONE DELLO SMART WORKING?

Lo ha chiarito il Ministero del Lavoro che, in data 22 agosto 2022, ha emanato il Decreto Ministeriale n. 149/2022 (consultabile qui), specificando che: 

  • le regole contenute nel D.M. n. 149/2022 stesso si applicano agli accordi individuali di Smart Working stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022;
  • non sarà più necessario allegare, in fase di comunicazione, l’accordo individuale stipulato con i singoli dipendenti, ma quest’ultimo dovrà essere conservato dalle aziende per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione;
  • restano valide le comunicazioni effettuate secondo le modalità della disciplina previgente;
  • i dati comunicati dal datore di lavoro al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali saranno resi disponibili all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.

Il D.M. n. 149/2022 del 22 agosto 2022 ha, inoltre, chiarito quali sono le regole di compilazione della comunicazione dell’Accordo Individuale di Smart Working. In particolare:

  • il nuovo modello per la comunicazione degli accordi individuali dovrà essere trasmesso tramite le consuete modalità telematiche tramite i servizi online del Ministero del Lavoro, accessibili mediante SPID o CIE sul sito http://servizi.lavoro.gov.it., da parte del referente aziendale o da un soggetto esterno abilitato (quest’ultimo, nella medesima sessione di lavoro, potrà inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durante la fase di compilazione);
  • il sito consente di trasmettere e consultare distinte tipologie di comunicazione:
    • inizio
    • modifica (es. relativa a: tipologia rapporto di lavoro, PAT INAIL, voce di tariffa INAIL, tipologia di durata, data di sottoscrizione o di cessazione dell’accordo); 
    • annullamento sottoscrizione (questa voce serve per eliminare un periodo di lavoro agile precedentemente comunicato e non deve essere confusa con una cessazione o un recesso anticipato né dal periodo di lavoro agile né, tantomeno, dal rapporto di lavoro; la cancellazione riguarda tutto il periodo di lavoro agile, comunicato con l’ultima comunicazione temporalmente inviata); 
    • recesso per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017; 
  • infine, si segnala che, in alternativa all’invio mediante applicativo web, sarà possibile trasmettere le comunicazioni tramite la modalità massiva REST, secondo le indicazioni del D.M. 22 agosto 2022. Per richieste di supporto relative all’attivazione di tale modalità, potrà essere inviata una richiesta di
    contatto tramite un form disponibile nell’URP online del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (disponibile qui).

 

5. QUAL È IL TERMINE PER L’INVIO DELLE COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE AL MINISTERO DEL LAVORO E DELLE POLITICHE SOCIALI?

Con comunicato del 26 agosto 2022 (consultabile qui), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha ribadito che il datore di lavoro dovrà effettuare le comunicazioni entro il termine di 5 giorni dalla stipula dell’accordo di Smart Working.

Tuttavia, ai fini della piena operatività della nuova procedura descritta al punto 4. che precede, e per consentire l’adeguamento dei sistemi informatici, in fase di prima applicazione delle nuove modalità l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° dicembre 2022.

 

6. QUALI CONDIZIONALITA’ DEVONO ESSERE RISPETTATE PER POTER ATTIVARE LO SMART WORKING PRESSO LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI?

Nelle more della definizione degli istituti del rapporto di lavoro connessi allo Smart Working da parte della contrattazione collettiva e della definizione delle modalità e degli obiettivi dello Smart Working da definirsi ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera c), del Decreto Legge 9 giugno 2021, n. 80, convertito, con modificazioni dalla Legge 6 agosto 2021, n. 113, nell’ambito del Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO), l’accesso al Lavoro Agile potrà essere autorizzato nel rispetto delle seguenti condizionalità

  • lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile non deve in alcun modo pregiudicare o ridurre la fruizione dei servizi resi all’amministrazione a favore degli utenti; 
  • l’amministrazione deve garantire un’adeguata rotazione del personale che può prestare lavoro in modalità agile, dovendo essere prevalente, per ciascun lavoratore, l’esecuzione della prestazione in presenza; 
  • l’amministrazione mette in atto ogni adempimento al fine di dotarsi di una piattaforma digitale o di un cloud o comunque di strumenti tecnologici idonei a garantire la più assoluta riservatezza dei dati e delle informazioni che vengono trattate dal lavoratore nello svolgimento della prestazione in modalità agile; 
  • l’amministrazione deve aver previsto un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove sia stato accumulato; 
  • l’amministrazione, inoltre, mette in atto ogni adempimento al fine di fornire al personale dipendente apparati digitali e tecnologici adeguati alla prestazione di lavoro richiesta; 
  • l’accordo individuale di cui all’art. 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, deve definire, almeno:
    • gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità agile,
    • le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità,
    • le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità agile; 
  • le amministrazioni assicurano il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa dei soggetti titolari di funzioni di coordinamento e controllo dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi
  • le amministrazioni prevedono, ove le misure di carattere sanitario lo richiedano, la rotazione del personale impiegato in presenza, nel rispetto di quanto stabilito dall’art. 1, DM 8 ottobre 2021.

 

7. QUALI SONO I REQUISITI CHE DEVONO AVERE GLI ACCORDI INDIVIDUALI DI SMART WORKING STIPULATI CON I DIPENDENTI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI? 

Gli accordi individuali di Smart Working stipulati con i dipendenti delle pubbliche amministrazioni, così come quelli stipulati con i dipendenti del settore privato, devono, innanzitutto, rispettare quanto previsto dall’art. 18 e ss. della Legge 22 maggio 2017, n. 18.

A conferma e specificazione di quanto previsto dall’art. 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, le Linee Guida del 30 novembre 2021, hanno previsto che l’accordo individuale di Smart Working per i dipendenti delle pubbliche amministrazioni deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:

  • durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato;
  • modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza;
  • modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni salve le ipotesi previste dall’art. 19 della legge n. 81/2017;
  • ipotesi di giustificato motivo di recesso;
  • tempi di riposo del lavoratore che, su base giornaliera o settimanale, non potranno essere inferiori a quelli previsti per i lavoratori in presenza nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
  • modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali dell’amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i.

Inoltre, secondo quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 l’accordo individuale di Smart Working stipulato con i dipendenti delle pubbliche amministrazioni, deve definire, almeno

  • gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità di Smart Working; 
  • le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità; 
  • le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità Smart Working.

 

8. ESISTONO UNA PERCENTUALE MINIMA ED UNA PERCENTUALE MASSIMA DI SMART WORKING DA RISPETTARE PER CIASCUNA AMMINISTRAZIONE? SE SÌ, A QUANTO AMMONTANO TALI PERCENTUALI?

Secondo quanto previsto dall’art. 14, Legge 7 agosto 2015, n. 124, lo Smart Working deve essere garantito ad almeno il 15% della popolazione della singola amministrazione (fatta salva la possibilità di prevedere percentuali più elevate, anche nell’ambito del PIAO), se compatibile con le mansioni svolte e qualora ne venga fatta richiesta volontaria, nel rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021.

Le Linee Guida del 30 novembre 2021, inoltre, pur prevedendo che lo Smart Working debba essere consentito a tutti i lavoratori e le lavoratrici, a prescindere dalla durata del contratto (indeterminato o determinato) e dalla tipologia di orario di lavoro (full-time o part-time), con esclusione unicamente di coloro che lavorano in turno e coloro che utilizzano strumentazioni non remotizzabili, precisano che debba comunque essere assicurata “la prevalenza per ciascun lavoratore del lavoro in presenza”; in altre parole, ciascun dipendente pubblico potrà lavorare in Smart Working per un massimo del 49% del suo orario di lavoro.

Sul punto, la Circolare del 5 gennaio 2022 firmata dal Ministro della Pubblica Amministrazione e dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali ricorda che ogni amministrazione può programmare il Lavoro Agile con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, tenuto conto che la prevalenza del lavoro in presenza indicata nelle Linee Guida del 30 novembre 2021 potrà essere raggiunta anche nella media della programmazione plurimensile.

 

9. LE AMMINISTRAZIONI CHE AVEVANO GIÀ APPROVATO ED ADOTTATO I POLA (PIANI ORGANIZZATIVI PER IL LAVORO AGILE) POTRANNO CONTINUARE CON LO SMART WORKING, NELLE MORE DELLA DEFINIZIONE DEI PIAO (PIANO INTEGRATO DI ATTIVITÀ E DI ORGANIZZAZIONE)? CHE COS’È QUEST’ULTIMO?

Sì, se in presenza di una pianificazione post emergenziale, che dovrà comunque essere ridefinita nel PIAO, e nel rispetto di tutte le condizionalità previste dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, il ricorso allo Smart Working può essere proseguito.

Il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) di ciascuna amministrazione, introdotto dal Decreto Legge n. 80/2021, è un documento destinato a contenere, tra le altre cose, il piano organizzativo del Lavoro Agile (POLA) e che fornirà a ciascuna amministrazione uno strumento di semplificazione e di pianificazione delle attività e delle strategie da porre in essere

Per l’anno 2022, il termine per l’adozione in sede di prima applicazione del PIAO, inizialmente previsto per il 31 gennaio, è stato dapprima prorogato (dal Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228, c.d. “Milleproroghe 2022”) al 30 aprile 2022 e, successivamente posticipato (dal Decreto Legge 30 aprile 2022, n 36, c.d. “PNRR 2-bis” convertito in Legge 29 giugno 2022, n. 79) al 31 luglio 2022

Una volta entrato a pieno regime, il PIAO dovrà essere approvato dalle pubbliche amministrazioni entro il 31 gennaio di ogni anno.

 

10. QUALI SONO LE CATEGORIE DI LAVORATRICI E LAVORATORI PER LE QUALI È PREVISTA UNA STRUTTURALE PRIORITÀ DI ACCESSO ALLO SMART WORKING, A PRESCINDERE DALL’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19?

I datori di lavoro pubblici e privati che adottano accordi di Smart Working presso le rispettive aziende, devono  riconoscere priorità di accesso allo Smart Working alle richieste formulate da:

  • lavoratrici e lavoratori con figli fino a dodici anni di età
  • lavoratrici e lavoratori senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’art. 3, comma 3, Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
  • lavoratori e lavoratrici con disabilità in situazione di gravità accertata ai sensi dell’art. 4, comma 1, della  Legge 5 febbraio 1992, n. 104;
  • lavoratrici o lavoratori o che siano “caregivers” ai sensi dell’art. 1, comma 255, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205.

Le lavoratrici e i lavoratori appartenenti alle categorie sopra elencate che richiedono di accedere allo Smart Working non possono essere sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura  organizzativa  avente  effetti  negativi sulle condizioni di lavoro. Qualunque misura contraria sarà considerata ritorsiva  o discriminatoria e, quindi, nulla.

Il rifiuto, l’opposizione o l’ostacolo alla fruizione del lavoro agile, se verificatisi nei due anni antecedenti alla richiesta  della  certificazione  della  parità  di genere di cui all’art. 46-bis del Decreto Legislativo 11 aprile 2006, n. 198,  impediscono  al datore di lavoro il conseguimento della certificazione stessa.

 

11. LA NORMATIVA IN VIGORE DURANTE L’EMERGENZA CORRELATA AL COVID-19 PREVEDEVA IL DIRITTO DI ACCEDERE ALLO SMART WORKING IN FAVORE DI LAVORATORI E LAVORATRICI “FRAGILI”. TALE DIRITTO E’ STATO PROROGATO DALLA NORMATIVA VIGENTE?

Sì. Per effetto dell’art. 23-bis della Legge 21 settembre 2022, n. 142 di conversione del decreto Aiuti-bis (Decreto Legge 9 agosto 2022, n. 115), rivive, per il momento unicamente fino al 31 dicembre 2022, il diritto al Lavoro Agile per i lavoratori e le lavoratrici “fragili” ai sensi del Decreto Interministeriale (Ministero della Salute, Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Ministro della Pubblica Amministrazione) del 4 febbraio 2022 (disponibile qui), in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ivi inclusi lavoratori e lavoratrici in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità (art. 3, comma 3, L. 5 febbraio 1992, n. 104). Tale diritto potrà essere garantito  anche  attraverso  l’adibizione  a diversa mansione  ricompresa  nella  medesima  categoria  o  area  di inquadramento, come definite dai contratti collettivi vigenti,  o  lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto.

 

12. CHI SVOLGE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING HA DIRITTO AL RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE PER LE STRUMENTAZIONI TECNOLOGICHE E PER LE UTENZE? NEL CASO IN CUI IL DATORE DI LAVORO DECIDA DI FARSI CARICO DELLE PREDETTE SPESE, SONO PREVISTE AGEVOLAZIONI?

Ad oggi la legge non prevede alcun diritto, in favore degli Smart Worker, alla copertura ovvero al rimborso delle spese sostenute per le strumentazioni tecnologiche e per le utenze utilizzate per lo svolgimento della propria attività lavorativa in Smart Working.

Resta inteso che tale diritto potrebbe invece essere previsto dalla contrattazione collettiva (nazionale, territoriale ovvero aziendale) applicabile al caso di specie, che sarà quindi opportuno verificare caso per caso. 

Sono, in ogni caso, previste agevolazione qualora il datore di lavoro decidesse di sostenere o comunque rimborsare tali spese. In particolare, si segnala che il Decreto Legge 9 agosto 2022 n. 115, c.d. “Aiuti bis” ha previsto che, limitatamente al periodo d’imposta  2022,  in  deroga  a  quanto previsto dall’art. 51, comma 3, del T.U.I.R. (Testo Unico Imposta sui Redditi, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917), non concorrono a formare il reddito il  valore dei beni ceduti e  dei  servizi  prestati  ai  lavoratori  dipendenti nonché le somme erogate o  rimborsate  ai  medesimi  dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche del servizio  idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale entro il  limite complessivo di €600.

 

13. È POSSIBILE SVOLGERE LA PRESTAZIONE LAVORATIVA IN SMART WORKING ALL’ESTERO? COME COMPORTARSI IN CASO DI MALATTIA DEL LAVORATORE INSORTA DURANTE LO SMART WORKING ALL’ESTERO?

In linea generale, fatte salve eventuali limitazioni previste dall’accordo individuale, dalla policy di Smart Working, dal PIAO ovvero in sede di contrattazione collettiva, lo svolgimento dell’attività lavorativa in Smart Working è praticabile anche all’estero, sia in ambito UE, che in ambito extra UE. 

Tuttavia, in ragione dei profili di transnazionalità connessi al lavoro all’estero, si consiglia al datore di lavoro di regolare compiutamente tale modalità di esecuzione del lavoro in Smart Working, onde evitare eventuali ripercussioni in termini retributivi, contributivi ed assicurativi. 

Il lavoratore, temporaneamente all’estero per lo svolgimento della propria prestazione lavorativa in Smart Working, che dovesse ammalarsi, è coperto dall’indennità INPS (ovviamente a condizione che il datore di lavoro sia “in regola” con i versamenti contributivi). 

Per la gestione di tali situazioni, l’INPS ha pubblicato la GUIDA INFORMATIVA consultabile al seguente link: https://www.inps.it/docallegatiNP/Mig/AllegatiNews/Guida_sulla_certificazione_malattia_estero.pdf.

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